19/07/2012

'E-Griffie': Justitie gaat online, toch voor de oprichting van een vzw

Dat justitie de trein van de automatisering en digitalisering heeft gemist, is geweten.  Niet zonder enige moeite tracht de Federale Overheidsdienst Justitie de achterstand in te halen en het log apparaat dat justitie is om te vormen tot een moderne, werkbare organisatie.

Een initiatief dat in deze doelstelling kadert en tot stand is gekomen door een samenwerking met de Dienst voor Administratieve Vereenvoudiging is de online applicatie 'e-griffie'. Het is een tool, beschikbaar via de website www.e-griffie.be, die een elektronische communicatie met griffies wil realiseren.

In een eerste fase kan 'e-griffie' enkel worden gebruikt in het kader van de oprichting van vzw's.

Lancering 'e-griffie'

Vanaf oktober 2011 bestond  voor verenigingen die instaan voor administratieve dienstverlening aan vzw's al de mogelijkheid om de oprichtingsakte elektronisch neer te leggen via de applicatie 'e-griffie'.

Sinds kort kan ook de modale burger, al dan niet door tussenkomst van de specialisten waarop hij beroep doet, zelf de vzw oprichten door middel van het online neerleggen van de oprichtingsakte. Om een aanvraag in te dienen, volstaat het volgen van een inlogprocedure met een elektronische identiteitskaart en het invullen van een elektronisch aanvraagformulier. Na elektronische betaling wordt de vzw vervolgens opgericht in de Kruispuntbank van Ondernemingen en de publicatie in het Belgisch Staatsblad volgt al enkele dagen later.

De online tool is gebruiksvriendelijk en sluit verplaatsingen naar de griffie dus uit, terwijl ook het papierwerk in aanzienlijke mate herleid wordt. Dit neemt niet weg dat natuurlijk, voorafgaand aan de oprichting, de oprichters nog steeds een degelijke akte tot oprichting van de vzw moeten opstellen. Het blijft belangrijk dat dit document correct en zorgvuldig wordt opgesteld, en dat daarbij eventueel het advies van een specialist wordt ingewonnen.

'E-griffie' vermindert tegelijk ook de werklast van de griffies van de rechtbanken van koophandel. De tussenkomst van deze griffie voor het neerleggen van een oprichtingsakte van een vzw is op die manier immers overbodig geworden.

Toekomst

Binnen een afzienbare tijd zal het via de 'e-griffie' tool ook mogelijk zijn om oprichtingsakten van andere commerciële vennootschappen elektronisch neer te leggen, dus zonder enige tussenkomst van de griffies. De bedoeling is voorts dat tegen eind 2012 ook naamswijzigingen en wijzigingen van statuten online kunnen gebeuren.  Ook hiervoor is de griffie van de rechtbank van koophandel voorlopig nog een verplichte halte.

In afwachting van de evaluatie en verdere uitwerking van dit project blijft de 'papieren' procedure uiteraard bestaan.