24/08/2016

VZW en het dagelijks bestuur

291_detail.jpg

Ons land telt talloze VZW's en soortgelijke organisaties die vaak, éénmaal opgericht, geconfronteerd worden met diverse vragen omtrent het dagelijks beheer en bestuur van de vereniging. Aangezien een dergelijke VZW vaak ook werkt en wordt beheerd door vrijwilligers, is het niet altijd makkelijk om alle geldende regelgeving steeds correct op te volgen. Aan de hand van onderstaand beknopt overzicht proberen wij alvast een aantal antwoorden te geven op veel voorkomende vragen waarmee een VZW wordt geconfronteerd in de praktijk.

Organen

Een VZW beschikt over een eigen rechtspersoonlijkheid en bestaat uit een algemene vergadering van leden, die het beleid uitstippelt, en een raad van bestuur, die het beleid uitvoert.

De algemene vergadering (AV) bestaat in het begin uit de stichtende leden waarna later eventueel nog andere leden kunnen toetreden De AV heeft alleen wettelijke bevoegdheden en bevoegdheden die uitdrukkelijk in de statuten zijn omschreven. Zij dient tenminste één keer per jaar samen te komen voor de goedkeuring van de jaarrekening en de begroting voor het volgende jaar. Zij beslist bij gewone meerderheid van stemmen met uitzondering van een aantal wettelijke uitzonderingen waarvoor een bijzondere meerderheid is vereist.

De Raad van Bestuur (RvB) bestaat tenminste uit drie personen tenzij de vereniging slechts drie leden telt, dan mag de RvB slecht uit twee personen bestaan. Zij heeft een algemene bevoegdheid inzake het bestuur en de vertegenwoordiging van de vereniging.

Zo heeft de Raad van Bestuur volgende wettelijke verplichtingen:

  • zij dient de jaarrekening van het voorbije jaar en de begroting voor het komende jaar op te maken en deze binnen de zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar voor te leggen aan de algemene vergadering.
  • zij dient een register van de leden van de vereniging bij te houden op de zetel van de VZW met vermelding van naam, voornaam en 
  • alle beslissingen betreffende toetreding, uittreding of uitsluiting van leden moeten binnen 8 dagen na de kennisgeving worden ingeschreven in het ledenregister door de RvB.

Aangezien het niet altijd mogelijk is om een Raad van Bestuur bijeen te roepen kan de RVB het dagelijks bestuur opdragen aan één of meer personen. De statuten kunnen hierin voorzien en de VZW is verplicht dergelijke benoemingen of ambtsbeëindigingen neer te leggen op de griffie van de rechtbank van koophandel en bekend te maken in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.

Verplichtingen op juridisch/fiscaal en boekhoudkundig vlak

Een VZW heeft een aantal verplichtingen op juridisch, boekhoudkundig en fiscaal vlak. Zo dienen de statuten, statutenwijzigingen, ontslagen en benoemingen van de raad van bestuur te worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Een VZW is eveneens verplicht een boekhouding te voeren en een jaarrekening neer te leggen bij de griffie van de rechtbank van koophandel.

Vrijwilligers en hun rechten en plichten

Bijna alle VZW's zijn afhankelijk van vrijwilligers en hun inzet. Via de Vrijwilligerswet van 3 juli 2005 heeft de wetgever voorzien in een aantal basisregels ter bescherming voor de vrijwilliger.

Op de VZW rust een minimale informatieplicht waarbij zij de vrijwilliger, voorafgaand aan zijn engagement, dient te informeren omtrent bijvoorbeeld de sociale doestellingen van de VZW, de eventuele afgesloten verzekeringen, onkostenvergoedingen, enz. Het is niet verplicht om dit schriftelijk te doen maar om eventuele bewijsproblemen achteraf te vermijden is het aan te raden dit wel te doen of een korte informatienota op te stellen.

De VZW kan beslissen om in een onkostenvergoeding te voorzien voor de vrijwilliger maar dit is geenszins een verworven recht voor de vrijwilliger. Concreet komt het erop neer dat men vrijwilligers mag vergoeden voor de kosten die zij maken in het kader van hun vrijwilligerswerk maar hen niet mag verlonen voor hun prestaties. Hierbij kan men kiezen tussen een reële onkostenvergoeding (op basis van bewijsstukken) of een forfaitaire onkostenvergoeding (let wel, de wetgeving voorziet in een maximale dag- of jaarvergoedingen indien hiervoor geopteerd wordt). De VZW kiest zelf de regeling maar dient zich per vrijwilliger binnen eenzelfde kalenderjaar te houden aan haar keuze.

Er moeten geen fiscale fiches ingediend worden en de vrijwilligers worden niet belast op de ontvangst van deze kostenvergoedingen. Aangezien het gaat om kostenvergoedingen en niet over loon zijn er eveneens geen RSZ-bijdragen verschuldigd. De VZW dient wel in het vrijwilligersregister de data van het vrijwilligerswerk in te schrijven en het bedrag van de uitbetaalde vergoedingen.

Als men als VZW met vrijwilligers werkt, is men verplicht een BA-verzekering aan te gaan voor ten minste de organisatie tot dekking van de risico's met betrekking tot het vrijwilligerswerk.

Het is belangrijk op te merken dat er geen apart statuut bestaat voor "bestuursvrijwilligers".  Indien een bestuurder bepaalde vergoedingen ontvangt voor zijn deelname aan de Raad van Bestuur zijn dit "presentiegelden" en dienen deze fiscaal te worden aangegeven. Het is aan te raden om een duidelijk onderscheid te maken wanneer een bestuurder ook vrijwilligerswerk doet en hiervoor een onkostenvergoeding ontvangt zodat hierover geen discussie kan ontstaan, een korte overeenkomst en registratie in het vrijwilligersregister is aangeraden.

Fiscaliteit

In principe is een VZW onderworpen aan de rechtspersonenbelasting maar kan ze in bepaalde gevallen niettemin ook onderworpen worden aan de vennootschapsbelasting indien bepaalde winstgevende activiteiten zouden worden gevoerd.

Eveneens zal een VZW in principe niet BTW-belastingsplichtig zijn maar afhankelijk van de activiteiten en of er bijvoorbeeld goederen of diensten onder bezwarende titel worden aangeboden, is het mogelijk dat een VZW BTW-plichtig is. 

Boekhoudkundige verplichtingen

Elke VZW dient een boekhouding te voeren. De concrete boekhoudkundige verplichtingen zijn echter afhankelijk van de omvang van de VZW die in de wet beschreven staan. Opsomming van deze criteria zou ons in dit beknopt overzicht te ver leiden maar bijvoorbeeld voor kleine VZW's volstaat een vereenvoudigde boekhouding (registratie van in- en uitgaven en een staat van activa en passiva op het einde van het boekjaar).

De financiering van de VZW

Naast eigen activiteiten halen de meeste VZW's hun inkomsten uit schenkingen, subsidies, ledenbijdragen en sponsoring.

Giften dienen minstens 40 euro te bedragen om fiscaal aftrekbaar te zijn. Let wel, enkel giften aan erkende VZW's komen hiervoor in aanmerking.  

Meestal zal men als VZW dus een erkenningsaanvraag moeten indienen bij het Ministerie van Financiën om zodoende fiscale attesten te kunnen uitreiken aan schenkers die minsten 40 EUR geven aan uw VZW. Meer informatie hierover kunt u vinden via de website van de FOD Financien.

Tot slot merken wij nog op dat de regels en praktisch invulling ervan vaak verschillen van VZW tot VZW en mogelijks complexer kunnen zijn dat bovenvermeld overzicht laat uitstaan. Mocht u hierover vragen hebben, kunt u ons steeds verder contacteren.